Política de tratamiento de datos personales

Última actualización: 27 de octubre de 2026

ACERTIA S.A.S. · Código ACE-PD-01 · Versión 1.0 · Aprobada el 27 de octubre de 2026 por Leidy Katterine Mosquera Arboleda, Representante Legal.

Reglas con las que ACERTIA S.A.S. recolecta, usa, conserva y protege los datos personales, y cómo los titulares ejercen sus derechos.

1. Identificación del responsable del tratamiento

Razón social: ACERTIA S.A.S.
NIT: 902.081.947-8
Domicilio: Medellín, Antioquia, Colombia
Dirección: Calle 9 Sur No. 50FF-10, cubículo 3, Medellín
Correo para asuntos de datos personales: [email protected]
Teléfono y WhatsApp: +57 312 770 4885
Sitio web: https://acertia.com.co
Representante legal: Leidy Katterine Mosquera Arboleda

2. Objeto y ámbito de aplicación

Esta política establece los criterios con los que ACERTIA S.A.S. (en adelante, ACERTIA) recolecta, almacena, usa, circula, transmite y suprime los datos personales que conoce en desarrollo de su objeto social: la asesoría, implementación, administración y auditoría de sistemas de gestión de seguridad y salud en el trabajo (SG-SST), del Plan Estratégico de Seguridad Vial (PESV) y de sistemas integrados de gestión.

Se aplica a todas las bases de datos y archivos, físicos o digitales, que contengan datos personales tratados por ACERTIA o por terceros a su nombre, cualquiera que sea el canal por el cual se obtuvieron: sitio web, correo electrónico, WhatsApp, reuniones, visitas, capacitaciones o documentos entregados por clientes. Es de obligatorio cumplimiento para los socios, directivos y para toda persona que llegue a tratar datos por cuenta de ACERTIA.

Esta política no se aplica a la información de personas jurídicas, salvo en lo que se refiera a los datos de las personas naturales que actúan en su nombre o se relacionan con ellas.

3. Marco normativo

Constitución Política de Colombia, artículo 15 (derecho a la intimidad y al hábeas data).
Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, Libro 2, Parte 2, Título 2, Capítulos 25 y 26, que compilan la reglamentación de la Ley 1581 de 2012.
Instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) en materia de protección de datos personales.
Resolución 1843 de 2025 del Ministerio del Trabajo, en lo relativo a la reserva y custodia de la historia clínica ocupacional.
Ley 2300 de 2023, sobre canales y horarios de contacto para comunicaciones comerciales.
Ley 962 de 2005, artículo 28, sobre el término de conservación de libros y papeles del comerciante.

4. Definiciones

Para efectos de esta política se tendrán en cuenta las definiciones de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1074 de 2015, en particular las siguientes:

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita dirigida al titular que le informa sobre la existencia de esta política, la forma de acceder a ella y las finalidades del tratamiento.
Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: dato que no es semiprivado, privado ni sensible, como los relativos al estado civil, la profesión u oficio o la calidad de comerciante.
Dato sensible: dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como los relativos a la salud, los datos biométricos, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o la vida sexual.
Encargado del tratamiento: persona que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
Responsable del tratamiento: persona que decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos.
Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: envío de datos personales por el responsable a otro responsable, dentro o fuera de Colombia.
Transmisión: comunicación de datos personales a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.

5. Principios

ACERTIA aplica de manera armónica los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. En consecuencia, solo recolecta los datos pertinentes y adecuados para la finalidad informada, no los usa para fines distintos y los protege con medidas razonables.

6. Calidad en la que actúa ACERTIA

ACERTIA actúa en dos calidades distintas, y las reglas aplicables dependen de cada una:

Como responsable del tratamiento, respecto de los datos que recolecta para sus propios fines: contactos de clientes y prospectos, candidatos, proveedores y contratistas, personas que aparecen en fotografías o videos que ACERTIA publica y usuarios de su sitio web.
Como encargada del tratamiento, respecto de los datos de los trabajadores, contratistas y demás personas vinculadas a sus clientes, que estos le entregan para prestar los servicios de SG-SST, PESV y sistemas de gestión. En este caso, el responsable es la empresa cliente. ACERTIA trata esos datos solo según las instrucciones del cliente, la política de tratamiento del cliente y el contrato de transmisión que suscriban, en los términos del artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015.

7. Datos tratados y finalidades

ACERTIA trata los siguientes datos, para las finalidades que se indican. Los datos no se utilizarán para finalidades distintas sin informar previamente al titular y, cuando corresponda, obtener su nueva autorización.

7.1 Bases de datos en las que ACERTIA es responsable

Contactos de clientes (personas que representan o actúan por empresas clientes). Datos: nombre, cargo, empresa, correo electrónico, teléfono y firma en documentos contractuales. Finalidades: celebrar y ejecutar los contratos de servicios; coordinar actividades, visitas y entregables; facturar y gestionar cobros; atender peticiones, quejas y reclamos; medir la satisfacción con el servicio; cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.

Prospectos (personas que solicitan información o un diagnóstico por el sitio web, WhatsApp, correo o en persona). Datos: nombre, empresa, correo electrónico, teléfono, ciudad, número aproximado de trabajadores, actividad económica, estado del SG-SST y la necesidad que describan. Finalidades: atender la solicitud; contactar al prospecto; realizar el diagnóstico inicial y preparar propuestas de servicios. Solo con autorización adicional y opcional: enviar novedades normativas, invitaciones a capacitaciones y promociones.

Candidatos (personas que se postulan por el sitio web o por otros medios). Datos: nombre, correo electrónico, teléfono, ciudad, profesión o perfil, licencia en SST, años de experiencia, hoja de vida y la información que el candidato decida incluir en ella. Finalidades: adelantar procesos de selección de profesionales; verificar la licencia en SST y las referencias. Solo con autorización adicional y opcional: conservar la hoja de vida para futuras convocatorias.

Proveedores y contratistas. Datos: nombre, documento de identidad, datos de contacto, RUT, certificación bancaria y, en el caso de profesionales SST, licencia, formación y soportes de afiliación a seguridad social. Finalidades: seleccionar, contratar y pagar a proveedores y contratistas; verificar requisitos legales y técnicos; cumplir obligaciones contables y tributarias.

Personas que aparecen en fotografías o videos publicados por ACERTIA. Datos: imagen, voz y nombre, cuando se indique. Finalidades: publicar contenido institucional y comercial en el sitio web, las redes sociales y el material de ACERTIA, únicamente con autorización escrita previa del titular. Las fotografías tomadas solo como evidencia del servicio para un cliente se rigen por el numeral 7.2.

Usuarios del sitio web. Datos: los que el usuario ingrese en los formularios. Finalidades: atender la solicitud que origina el formulario. A la fecha de esta versión, el sitio web no utiliza herramientas de analítica, publicidad ni rastreo de terceros (ver numeral 15).

7.2 Bases de datos en las que ACERTIA es encargada

Trabajadores, contratistas y demás personas vinculadas a los clientes. Datos: identificación, cargo, área, datos sociodemográficos, listas de asistencia con firma, registros de capacitación, reportes e investigaciones de incidentes y accidentes de trabajo, registros de ausentismo, conceptos médicos ocupacionales con sus restricciones y recomendaciones, diagnóstico consolidado de condiciones de salud, y fotografías como evidencia de actividades. Finalidades: diseñar, implementar, administrar, hacer seguimiento y auditar el SG-SST, el PESV y los sistemas de gestión del cliente, en la forma y con los límites que el cliente determine.

8. Tratamiento de datos sensibles

ACERTIA trata datos sensibles, principalmente datos relativos a la salud, en su calidad de encargada y por cuenta de sus clientes. Para ello aplica las siguientes reglas:

a) El tratamiento solo procede en los casos permitidos por el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012. La obtención de la autorización del trabajador, cuando sea necesaria, corresponde al cliente como responsable.

b) ACERTIA no recibe, no solicita ni conserva historias clínicas ocupacionales. Conforme a los artículos 30 y 31 de la Resolución 1843 de 2025 del Ministerio del Trabajo, la historia clínica ocupacional es reservada y su custodia corresponde al prestador de servicios de medicina del trabajo. ACERTIA solo trata los conceptos médicos ocupacionales con sus restricciones y recomendaciones, y el diagnóstico de condiciones de salud de la población trabajadora, en la forma en que el cliente los tiene legítimamente.

c) El acceso a estos datos está restringido a los profesionales asignados al cliente y se limita a lo estrictamente necesario para el servicio.

d) Cuando ACERTIA solicite directamente datos sensibles a un titular, le informará que no está obligado a suministrarlos, identificará cuáles son sensibles y la finalidad, y obtendrá su autorización explícita. Ningún servicio se condicionará al suministro de datos sensibles.

e) ACERTIA no solicita datos sensibles en sus formularios web. A los candidatos se les indicará que no incluyan en su hoja de vida datos de salud ni otros datos sensibles, por no ser necesarios para la selección.

9. Datos de niños, niñas y adolescentes

ACERTIA no recolecta intencionalmente datos de menores de edad para sus propios fines. Si en ejecución de un servicio un cliente le entrega datos de trabajadores o aprendices menores de edad, ACERTIA los tratará como encargada, solo para la finalidad del servicio y asegurando el respeto de los derechos prevalentes de los menores, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012. ACERTIA no publicará imágenes de menores de edad.

10. Autorización del titular

Cuando ACERTIA actúa como responsable, solicita la autorización del titular a más tardar al momento de recolectar sus datos, informándole qué datos recolecta, para qué los usará, sus derechos y los canales para ejercerlos. La autorización puede otorgarse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que se otorgó. El silencio nunca se entenderá como autorización (artículo 2.2.2.25.2.4 del Decreto 1074 de 2015).

Los mecanismos utilizados por ACERTIA son:

Formularios del sitio web: casilla de autorización obligatoria, desmarcada por defecto, con enlace a esta política, y casillas separadas y opcionales para las comunicaciones comerciales y para conservar hojas de vida.
WhatsApp y correo electrónico: mensaje informativo con el enlace a esta política. El titular que, después de recibirlo, continúa la conversación y suministra sus datos para la atención de su solicitud manifiesta su autorización mediante una conducta inequívoca, limitada a esa finalidad.
Fotografías y videos: formato de autorización de uso de imagen, firmado por cada titular antes de la publicación.
Contratos: cláusulas de protección de datos en los contratos con clientes, proveedores y contratistas.

ACERTIA conserva prueba de las autorizaciones obtenidas mientras realice el tratamiento de los datos. No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos los datos de naturaleza pública y la información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

11. Comunicaciones comerciales

ACERTIA solo envía novedades normativas, invitaciones y promociones a quienes lo hayan autorizado de forma separada y opcional, o a sus clientes en relación con los servicios contratados. Toda comunicación comercial incluirá un medio sencillo para dejar de recibirla.

Conforme a la Ley 2300 de 2023, ACERTIA realiza sus contactos comerciales por los canales que el titular haya autorizado y dentro de los horarios allí previstos: de lunes a viernes de 7:00 a. m. a 7:00 p. m. y los sábados de 8:00 a. m. a 3:00 p. m., sin contactos los domingos ni festivos.

12. Derechos de los titulares

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, incluso frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, o cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando no sea necesaria según la ley.

c) Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante ACERTIA.

e) Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales. La revocatoria y la supresión no proceden cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.

Estos derechos pueden ejercerlos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, y quien actúe por estipulación a favor de otro (artículo 2.2.2.25.4.1 del Decreto 1074 de 2015).

Cuando ACERTIA actúe como encargada, las solicitudes deben dirigirse al cliente responsable. Si llegan a ACERTIA, esta las trasladará al cliente dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a su recibo, informará de ello al titular y apoyará al cliente en su atención.

13. Área responsable y canales de atención

La Dirección Comercial de ACERTIA es el área encargada de atender las consultas, reclamos y solicitudes de los titulares. Los canales habilitados son:

Correo electrónico: [email protected] (canal principal, recomendado para dejar constancia).
Comunicación escrita radicada en Calle 9 Sur No. 50FF-10, cubículo 3, Medellín.
Teléfono y WhatsApp: +57 312 770 4885, para orientación. Las consultas y los reclamos formales deben presentarse por escrito, por cualquiera de los dos canales anteriores.

14. Procedimientos para consultas y reclamos

14.1 Consultas

El titular o su representante podrán consultar los datos personales que reposen en las bases de datos de ACERTIA. La consulta se atenderá en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Si no fuere posible atenderla en ese término, se informará al interesado el motivo y la fecha en que se atenderá, que no podrá superar cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012).

14.2 Reclamos

Quien considere que sus datos deben ser corregidos, actualizados o suprimidos, o advierta un presunto incumplimiento de la ley, podrá presentar un reclamo, que se tramitará así (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012):

a) El reclamo debe contener la identificación del titular, la descripción de los hechos que lo originan, la dirección o el correo para notificaciones y los documentos que quiera hacer valer.

b) Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo para que subsane las fallas. Si transcurren dos (2) meses desde el requerimiento sin que presente la información, se entenderá que desistió del reclamo.

c) Si ACERTIA no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de ello al interesado.

d) Recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» y su motivo en un término no mayor a dos (2) días hábiles, y se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

e) El término máximo para atender el reclamo es de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo. Si no fuere posible atenderlo en ese término, se informará al interesado el motivo y la fecha en que se atenderá, que no podrá superar ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

14.3 Revocatoria de la autorización y supresión

El titular puede solicitar en cualquier momento la revocatoria de la autorización o la supresión de sus datos mediante un reclamo, por los canales del numeral 13, que son gratuitos. Para dejar de recibir comunicaciones comerciales basta con responder el mensaje indicándolo o escribir al correo de atención.

14.4 Verificación de identidad

Antes de entregar información o modificarla, ACERTIA verificará la identidad del solicitante y, si actúa a nombre de otro, su legitimación. Para ello podrá pedir copia del documento de identidad o del poder correspondiente, que se usará solo con ese fin.

14.5 Requisito de procedibilidad

El titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante ACERTIA (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012).

15. Sitio web, cookies y herramientas digitales

A la fecha de esta versión, el sitio web https://acertia.com.co no utiliza Google Analytics, Google Ads, Meta Pixel ni otras herramientas de analítica, publicidad o rastreo de terceros. Si en el futuro ACERTIA incorpora estas herramientas, o una pasarela de pagos en línea, lo informará previamente en el sitio web mediante un aviso específico, indicará el proveedor y la finalidad, ofrecerá los mecanismos de aceptación o rechazo que correspondan y actualizará esta política antes de su implementación.

Cuando se habiliten pagos en línea, los datos de pago serán procesados directamente por la pasarela de pagos; ACERTIA no recibirá ni almacenará números de tarjetas ni claves bancarias.

16. Transmisión y transferencia de datos

ACERTIA no vende ni cede datos personales. Podrá comunicarlos únicamente en los siguientes casos:

A proveedores que actúan como encargados, para que presten servicios a ACERTIA: correo electrónico y almacenamiento en la nube (Google Workspace), mensajería (WhatsApp Business), registro del dominio de internet (GoDaddy), alojamiento del sitio web (Cloudflare, Inc.), recepción y reenvío de los mensajes enviados desde los formularios del sitio web (Formspree, Inc.), el proveedor tecnológico de facturación electrónica y la contabilidad externa. Algunos de estos proveedores almacenan información en servidores ubicados fuera de Colombia, lo que constituye una transmisión internacional de datos. En estos casos, ACERTIA exige o acepta condiciones contractuales que obligan al proveedor a tratar los datos solo para prestar el servicio y a protegerlos, conforme a los artículos 2.2.2.25.5.1 y 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015.
Al cliente responsable, cuando ACERTIA actúa como encargada y debe entregarle los entregables o devolverle la información al terminar el servicio.
A autoridades que la soliciten en ejercicio de sus funciones legales, o por orden judicial.

Cualquier transferencia internacional de datos a otro responsable se ajustará al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

17. Medidas de seguridad

ACERTIA adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, entre ellas:

Cuentas corporativas individuales e intransferibles, con contraseña y verificación en dos pasos.
Acceso a la información de cada cliente restringido a los profesionales asignados.
Carpetas separadas por cliente y por tipo de información, con permisos de acceso controlados.
Prohibición de compartir datos sensibles por canales personales o grupos de mensajería.
Archivo físico bajo llave, cuando exista.
Compromisos de confidencialidad con contratistas y proveedores.
Procedimiento de gestión de incidentes de seguridad, que incluye el reporte a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando corresponda y, si ACERTIA actúa como encargada, la comunicación al cliente responsable sin dilación, en los términos del contrato de transmisión.

18. Conservación y supresión

Los datos se conservarán solo durante el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las obligaciones legales o contractuales aplicables. Cumplido ese término, se suprimirán de forma segura o se anonimizarán.

Hojas de vida de candidatos no seleccionados: seis (6) meses desde el cierre del proceso. Dos (2) años si el candidato autorizó conservarla para futuras convocatorias. Fundamento: principio de finalidad (Ley 1581 de 2012, art. 4) y autorización del titular.
Prospectos que no contratan: un (1) año desde el último contacto, salvo que hayan autorizado las comunicaciones comerciales y no las hayan revocado. Fundamento: principio de finalidad y autorización del titular.
Contratos, facturas y soportes contables de clientes, proveedores y contratistas: diez (10) años contados desde la fecha del último asiento, documento o comprobante. Fundamento: conservación de libros y papeles del comerciante (Ley 962 de 2005, art. 28).
Datos de contacto de clientes, proveedores y contratistas: durante la relación y un (1) año más, salvo que hayan autorizado las comunicaciones comerciales y no las hayan revocado. Fundamento: principio de finalidad (Ley 1581 de 2012, art. 4).
Datos de trabajadores de clientes (ACERTIA como encargada): durante la vigencia del contrato. Al terminar, se devuelven al cliente y ACERTIA elimina sus copias, salvo los entregables que deba conservar como soporte de su servicio, que no incluirán datos de salud individualizados. Fundamento: contrato de transmisión. La conservación de los registros del SG-SST corresponde al cliente como empleador.
Imágenes publicadas: mientras esté vigente la autorización. Si el titular la revoca, se retirarán de los canales de ACERTIA. Fundamento: autorización del titular.

19. Vigencia, modificaciones y aprobación

Esta política rige desde su publicación en el sitio web https://acertia.com.co. Las bases de datos se mantendrán vigentes mientras ACERTIA desarrolle su objeto social y subsistan las finalidades descritas.

Cualquier cambio sustancial de esta política será comunicado a los titulares de manera oportuna y antes de su implementación, mediante su publicación en el sitio web y, cuando corresponda, por los demás canales de contacto (artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015).

Versión	Fecha	Descripción del cambio	Aprobó
1.0	27 de octubre de 2026	Versión inicial.	Leidy Katterine Mosquera Arboleda, Representante Legal